Для оформлення та подачі заявки необхідно зареєструвати організацію в реєстрі партнерів Програми і отримати так званий ідентифікаційний КОД УЧАСНИКА (Participant Identification Code – PIC).
У його дев’яти цифрах закодована адміністративна інформація про організацію. Перевагою реєстрації є те, що інформація про організацію запитується тільки один раз. Надалі в комунікаціях з Єврокомісією використовується виключно ідентифікаційний код.
Для отримання коду необхідно зареєструватися на Порталі учасника за адресою і отримати логін і пароль для доступу в систему ECAS.
За наявності логіну і паролю вхід в ECAS здійснюється з головної сторінки Порталу:
Важливо мати на увазі, що спочатку статус присвоєного організації коду є тимчасовим. Його можна використовувати вже через 3 години після отримання. Тимчасового коду цілком достатньо для подачі заявки. Відсутність ідентифікаційного коду хоча б в одного партнера в консорціумі блокує подачу заявки.
У разі прийняття рішення про фінансування проекту спеціальна служба Єврокомісії, що відповідає за реєстр партнерів Програми, направляє вам по електронній пошті лист з проханням:
- надати документи, які підтверджують заявлену вами раніше інформацію про організацію;
- призначити особу, відповідальну за актуалізацію цієї інформації в базі даних (Legal Authorized Representative – LEAR). Наслідком оперативного і повного виконання такого запиту є зміна статусу ідентифікаційного коду з тимчасового на підтверджений (постійний).
Якщо ваша організація брала участь в проектах 7-й РП або подавала заявки в ній, швидше за
все у вас вже є ідентифікаційний код учасника.
На початку особа, що зареєструвала організацію, називається «саморегістрантом» і може оновлювати інформацію про організацію на відповідній сторінці сайту https://cordis.europa.eu/partners/web/guest
Пізніше це буде завданням відповідальної особи, яка зветься LEAR (Legal Entity Appointed Representative), і призначається за поданням керівника організації. LEAR (представник, призначений юридичною особою) дозволено керувати правовою та фінансовою інформацією про організацію на порталі учасників, а також керувати правами доступу й призначати представників організації для процедури електронного підпису грантових угод (Legas Signatories, скорочено LSIGNs) або фінансової звітності (Financial Signatories, скорочено FSIGNs) через портал учасників.
Персональна реєстрація
Також є функція персональної реєстрації, що значно спрощує пошук партнерів та взаємодію у середовищі «Горизонт 2020».
Процес реєстрації можна поділити на кілька кроків.
- Перейти на портал учасників Cordis за посиланням.
На цій сторінці доступні дві опції – вхід (позначка 1) та реєстрація (позначка 2).
Це забезпечить перехід до форми, яку треба заповнити, щоб зареєструватися на порталі учасників.
Після заповнення форми на вашу електронну скриньку прийде лист-підтвердження із пропозицією вказати пароль для вашої персональної сторінки учасника (account).
Процес реєстрації завершено.